Comment choisir une solution de tablette pour chambre d'hôtel ?

LES OBJECTIFS:

Tout projet bien mené commence par la définition de objectifs.  Même si le concept est relativement nouveau, il est cependant important de bien définir dans quels buts et pour quelles fonctions vous souhaitez offrir cet équipement à vos clients:

• - enrichir l'expérience client et  faciliter le séjour dans votre ville.
• - augmenter votre RevPar en stimulant vos ventes de services restauration et loisir.
• - fluidifier les services et la gestion des stocks.
• - faire entrer votre hôtel dans l'ère de la domotique.
• - améliorer la communication et fidéliser vos clients.

FONCTIONNALITÉS

Définir les objectifs permets d'établir un premier cahier des charges, ou du mois spécifier les fonctionnalités qui sont pour vous indispensables, souhaitables ou inutiles, surdimensionnées par rapport à votre projet .
Toutes les solutions sur tablettes proposent une présentation interactive de contenu qui remplace vos Répertoire d'hôtel,  brochures et menus papiers.
Mais elles permettent aussi de profiter du caractère connecté de la tablette pour offrir une gamme plus ou moins sophistiquée de fonctionnalités  complémentaires.

La liste, non exhaustive, qui suit  peut servir de base à la spécification de votre projet:

• - messagerie.
• - météo locale.
• - Langues: langues supportées et Traduction automatique.
• - guide touristique.
• - Existance de versions dérivées smartphone, web. BOYD ( "bring your own device") , permet la portabilité de votre contenu au format smartphone ou grand écran ( web).
• - programmes TV.
• - kiosk à jounaux.
• - radios.
• - téléphonie VOIP.
• - module de réservation de restaurant ou loisir.
• - module de commande room-service.
• - connectivité domotique ( contrôle de l'environnement tel que lumière ou température de la chambre, ou encore pour fermer les volets ou détecter des défaillances).
• - intégration logicielle à vos systèmes PMS, réservation spa, POS, Cardex, etc... Intégration bi-directionnelles ou uni-directionnelle plus ou moins limitée.
• - gestion des groupes: Si recherchez uen solution pour un groupe d'hôtels, vous avez aussi intérêt à disposer d'une fonction d'administration au niveau du groupe.

C'est sans doute au niveau de l'intégration domotique d'une part et logicielle d'autre part que se situent les plus grandes différences d'un fournisseur à l'autre . Les entreprises les plus anciennes sur ce secteurs ont développées des interfaces. Les entreprises récentes ont en générale la capacité technique de le faire, sur commande.

AUDIT TECHNIQUE.

Afin de juger de la viabilité de votre projet et du réalisme de votre liste de fonctionnalités souhaitées, il est utile de faire un audit technique de votre établissement.
En particulier, il convient de faire évaluer:

• - le réseau WIFI: capacité, fiabilité, sécurité et disponibilité de la maintenance.
• - les normes de connectiques: bus domotique.
• - ergonomie de la chambre et disponibilité des branchements électriques.

BUDGET:

A ce stade , il n'est pas inutile d'établir quel est votre budget.
Les tablettes numériques installées dans les chambres peuvent participer au retour sur investissement en diminuant les coûts d'impression, en augmentant la
productivité ou la fluidité du service par exemple.
Mais l'installation entraîne aussi un besoin d'investissement, au delà de la licence logicielle, en particulier pour l'infrastructure. Les intégrations avec vos autres logiciels ajoutent aussi un surcoût mais qui peut, à terme apporter des avantages de productivité dans une certaine mesure.
Si le budget disponible est restreint, vous pouvez décider de deployer votre projet sur plusieurs années.

SÉLECTION DU FOURNISSEURS

Ayant établie en amont la définition de votre projet, vous êtes alors en meilleure position pour sélectionner votre fournisseur, et élaborer avec lui la solution qui vous convient,  plutôt que de la voir dictée par les promesses marketing. Gardez tout  de même l'esprit ouvert aux suggestions des fournisseurs qui partagent avec vous une expérience inestimable.
Il y a aujourd'hui un grand nombre d'entreprises qui développent des applications hôtelières pour tablettes numériques.
Sur quels critères faire votre choix?

• - les fonctionnalités.
• - le prix, installation et formation inclues.
• - équipement compatible. Certaines solutions fonctionnent uniquement sous Android, d'autres Apple, d"autres indifféremment sur les 2 systèmes. Cela impactera le prix de l'investissement matériel.
• - évolutivité: quelles fonctionnalités sont disponibles si vous voulez étendre les fonctions de votre tablettes à l'avenir.
• - extensions domotiques.
• - intégration logicielle , disponibilité et coût . Si une interface pour votre PMS existe déjà, elle vous sera fournie à un coût marginal. Si par contre, elle doit être développée spécialement pour vous, vous devrez sans doute supporter l’intégralité du coût de développement à un tarif journalier développeur informatique .
• - localisation: cela comprend les langues bien sûr, mais aussi la disponibilité d'applications pertinentes pour votre site comme par exemple un service météo local.
• - services et support: vous voulez un partenaire à votre écoute qui sera à vos côtés pour vous aider au mieux à tirer profit de votre équipement.
• - administration . L'interface d'administration vous permet-elle d'être autonome dans la gestion du contenu ? Pouvez-vous gérer les droits d'accès pour chacun de vos collaborateurs ? Quels sont les rapports d'activités disponibles qui vous permettront d'évaluer et optimiser l'utilisation de la tablette?
• - ergonomie et esthétisme : Interviennent aussi vos préférences en matière d’esthétique et d'ergonomie de l'application: pourrez vous personnaliser l'interface pour refléter le style de votre hôtel? L'interface utilisateur vous parait-elle intuitive et agréable pour vos clients.
• - considérations de sécurité et confidentialité , et dispositifs anti-vols.

 Ce petit guide a pour intention de proposer les grandes lignes pour faire un choix éclairé de l'équipement des chambres d'hôtel avec des tablettes tactiles.

Retrouvez prochainement dans cette rubrique, un guide d'implementation et mise en service opérationnel de tablettes en chambres d'hôtel.